Onze tips voor het organiseren van je beursdeelname

Begin februari is Altop International exposant tijdens de VSK beurs in Utrecht. Half maart zijn Arveon en Altop Kunststoftechniek vertegenwoordigd op de Aqua Nederland Vakbeurs. Er moet dus het één en ander georganiseerd worden om alles in goede banen te leiden. We zijn zelf tevreden over onze werkwijze en delen daarom graag een aantal tips.

Compact projectteam

Het projectteam (meestal een combinatie van sales- en marketingmedewerkers) is eindverantwoordelijk voord e organisatie. Binnen die groep wordt 90% van al het werk gerealiseerd, zodat overzichtelijk blijft wie waarmee bezig is. Hoe meer mensen je in deze ‘kerngroep’ betrekt, hoe lastiger de uitvoering zal zijn.

Check, check, dubbelcheck

Maak samen een checklist met alle activiteiten, werkzaamheden en benodigde materialen. Hierop geef je aan wie welke zaken regelt en wanneer het klaar moet zijn.  Excel leent zich hier prima voor. Die checklist is leidend tijdens de overlegmomenten. Zo weet je (bijna) zeker dat je niets vergeet én je hebt een basis voor de volgende beurs.

Visualiseren

Breng je stand in beeld door een afbeelding te maken. Dit kan een digitale 3D weergave zijn, maar ook een schets op papier. Belangrijk hierbij is dat je van tevoren bepaalt wat waar komt te staan. Zo kun je bepalen of je stand de gewenste uitstraling heeft. Dit schept bovendien duidelijkheid voor de mensen die de stand gaan opbouwen.

Uitbesteden?

Niet ieder bedrijf heeft de capaciteit om alles zelf te regelen. Hoewel uitbesteden niet aantrekkelijk lijkt, kan het zeker een uitkomst zijn. Expo bedrijven hebben alles al eens gedaan en gezien, weten welke zaken vaak vergeten worden en zijn op alles voorbereid. Dit brengt extra kosten met zich mee, maar levert anderzijds veel rust op binnen jouw team. Zoek wel een partij waarmee het klikt en die jouw wensen en eisen begrijpt.

‘t Zijn de kleine dingen die het doen

Tot slot nog een paar kleine dingen die handig zijn om mee te nemen. Je zult je er over verbazen hoe vaak deze zaken van pas komen…

  • snacks
  • diverse kabels en opladers (HDMI en micro-USB)
  • extra blouse of t-shirt
  • verlengsnoer / stekkerdoos
  • handgereedschap (schroevendraaier, inbussleutel en schaar)
  • flesjes water
  • pepermuntjes
  • vochtige doekjes

Met deze tips hopen we je op weg te helpen naar een succesvolle beurs. Cliché, maar waar: voorbereiding is het halve werk.

Succes!